Met tien of 20 studente was dit destyds maklik om die Atterbury Trust se beursfonds te administreer, maar met honderde studente en alumni op die boeke het ’n nuwe administrasiestelsel nodig geraak. Die Atterbury Pretoria-kantoor se finansiële en operasionele bestuurder, Ananja Koen, vertel van die moderne pasgemaakte stelsel waarmee die Trust voortaan alle studentedata sal bestuur. 

Hoe het julle oor die jare die studente administratief bestuur, en wat is die uitdagings wat julle geïdentifiseer het? Hoekom is ’n nuwe manier nodig?
Tot op hede het ons Excel gebruik om jaarliks die studente-data elektronies vas te vang en hoewel dit vroeër goed gewerk het, het dit te tydrowend geraak soos ons program meer intensief geraak het en meer tyd verg. Ons is sterk op pad na 900 beursleningstudente en daar is dus ’n groot behoefte aan ’n aanlyn elektroniese stelsel waar ons alle kommunikasie, data, dokumentasie en statistiek bymekaar kon voeg en vanaf een databasis bestuur.

Vertel ons meer van die nuwe stelsel wat julle pas ingestel het? Hoe gaan dit die administrasieproses se wiele olie?
Ons het oor die afgelope ses maande heelwat navorsing gedoen en ons kon nie ‘n stelsel kry wat ekonomies vir ons sin maak nie. Die beskikbare opsies het of nie al ons behoeftes aangespreek nie of dit was nie bekostigbaar nie. Met die Swift People-stelsel, wat deur HR Access vir ons doelgemaak is, kan elke student sy of haar data deur ’n slimfoontoepassing direk vanaf hul slimfoon na ons elektroniese databasis oplaai, van waar ons dit kan bestuur. Ons kan kommunikasie aan studente deur die selfoontoepassing stuur en kontroleer watter studente het dokumentasie opgelaai, boodskappe gelees en so meer. Die tyd wat die Trustspan gaan wen hiermee kan soveel beter aangewend word om na  studente se welstand om te sien en ook die doeltreffende bestuur van ons ander Atterbury Trust-projekte.

Vertel ons meer van die ontwikkelaars, HR Access – hoe het hul paadjie Atterbury Trust s’n gekruis?
Die eienaar, Xander de Wet, is wat ons noem, ‘n gewaardeerde vriend van die Atterbury Trust wat al vir ‘n geruime tyd betrokke is by die Atterbury Trust en spesifiek ook by Terugploeg as donateur. Ons het vroeg verlede jaar met Xander gesels oor hoe ons die studente bestuur, en in November maak hy toe kontak en vertel ons van die Swift People-stelsel wat hulle by HR Access ontwikkel het. Die stelsel is spesifiek ontwikkel vir gebruik in maatskappy vir die bestuur van werknemers volgens alle wetlike vereistes, insluitende SARS- en gelyke indiensnemingswetgewing en so meer.  Xander het die stelsel vir ons kon demonstreer en dit was duidelik dat dit vir ons kon werk. Hy het daarna nie net die nodige aanpassings gemaak om dit aan ons vereistes te laat voldoen nie, maar het die stelsel boonop gratis aan Atterbury Trust beskikbaar gestel. Ons het soveel waardering vir die omvang van ons waardevolle netwerk van individue wat omgee.

Presies hoe werk die nuwe stelsel? Wat het julle van die ontwikkelaar gevra?
Kortliks werk dit soos ’n kliënteverhoudingsbestuur-stelsel. Die studente kry toegang tot ’n Atterbury Trust-slimfoontoepassing waarmee hulle hul profiel kan laai en al hul dokumentasie is dan daar beskikbaar, van hul beursleningskontrak, bankbevestigings, universiteitsuitslae, fakture vir studiegeld en meer.  HR Access het die stelsel vir ons verander om in Afrikaans te wees, met al die spesifieke data en skakels wat ons benodig van studente, en sodat ons kontrakte elektronies kan invul, onderteken en uitstuur. Ons is baie beïndruk met HR Access se diens – die span is uiters bekwaam en professioneel en ek glo dat hierdie stelsel van hulle vir baie verskillende maatskappye sal kan werk om werknemerbestuur te vergemaklik. Ek sal hulle dienste aan enige organisasie aanbeveel.

Watter deurlopende betrokkenheid word van julle as administrateurs benodig?
Sodra alle studente opgelaai is, gaan ons min administrasie nodig hê – dis wat so lekker is hiervan. Die Trustspan kan self maklik bestuursinligting en data van die stelsel aftrek soos benodig.

Julle het bykans 144 aktiewe studente en 300 alumni wat besig is om hul beurslenings terug te betaal… hoe word hulle almal op die stelsel geakkommodeer?
Al ons studente en alumni val in ’n bepaalde status-groep – hulle is óf studerend, óf terugbetalend óf afbetaal. Elke groep ontvang kommunikasie wat spesifiek op hulle gerig is en ons het maandeliks verskillende prosesse wat die verskillende groepe bestuur. Die stelsel sal die groep vir ons verdeel volgens status en ons kan dit dan van daar af baie meer doeltreffend bestuur. Ons is tans besig om al die studente op te laai – die nuwe eerstejaars was eerste en is reeds almal in die stelsel, en van hier af, rol ons dit uit na al die ander. Dit is dan ook baie maklik om enige ander Trustkommunikasie aan studente te stuur.